Laporan Kerja Praktek

LAPORAN KERJA PRAKTEK

APLIKASI PEMBELIAN pada PT. ADI CITRA SAKTI

dengan MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0

 

Laporan ini disusun sebagai salah satu syarat pada mata kuliah Kerja Praktek

pada Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Dian Nuswantoro

Disusun oleh:

NAMA                       : PRESTI WARDHANI

NIM                            : A12.2009.03407

                        PROGRAM STUDI : SISTEM INFORMASI-S1

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO

SEMARANG

2012

ABSTRAK

Presti Wardhani (A12.2009.03407)

APLIKASI PEMBELIAN pada PT. ADI CITRA SAKTI

dengan MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0

(x +  40 halaman: 41 gambar; 1 lampiran)

Perkembangan teknologi pada era globalisasi saat ini membuat hampir setiap instansi atau perusahaan yang melakukan transaksi pembelian menerapkan aplikasi pembelian guna mendukung proses pengelolaan administrasi perusahaan. Tujuannya adalah untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan di dalam perusahaan. Dalam operasionalnya, sebuah perusahaan tidak hanya membutuhkan sumber daya manusia, tapi juga aplikasi yang bisa mendukung pekerjaan user. Karena pada dasarnya manusia dan teknologi sudah memiliki ketergantungan sendiri. Penelitian ini dilakukan di PT. Adi Citra Sakti. Oleh karena pekerjaan yang ada pada bagian administrasi dan keuangan masih manual, maka penulis mengangkat judul Aplikasi Pembelian pada PT. Adi Citra Sakti dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0, untuk memberikan kemudahan bagi user dalam pengelolaan data pembelian, mulai dari input data sampai dengan pembuatan laporan pembelian. Penulis memilih visual basic 6.0 karena visual basic 6.0  menyediakan tools yang dibutuhkan dalam membuat suatu aplikasi, sehingga tidak perlu membuat interface suatu aplikasi. Selain itu visual basic 6.0 juga dapat dihubungkan dengan MySQL untuk pengolahan database dan Crystal Report untuk pembuatan laporan. Dalam penggunaan aplikasi pembelian ini user dapat lebih mudah dalam melakukan input data, karena tidak perlu menginputkan data yang sama ketika ada transaksi lagi, karena sudah disimpan dalam database.

Referensi: 12 (2000-2009)

Kata kunci : aplikasi pembelian, Adi Citra Sakti, Microsoft Visual Basic 6.0, MySQL, Crystal Report, 

1.      Pendahuluan

Perkembangan aplikasi berorientasi objek saat ini diharapkan dapat menjadi solusi dalam penanganan pekerjaan yang masih manual dalam sebuah instansi/perusahaan. Hampir semua instansi/perusahaan sudah menggunakan berbagai macam aplikasi untuk menunjang pekerjaan mereka. Demikian pula dengan PT. Adi Citra Sakti, sebagai suatu penyedia solusi teknologi informasi yang ingin selalu memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan dan mitra bisnisnya. Meskipun sudah tidak diragukan lagi dalam menyediakan solusi di bidang teknologi dan informasi, namun sampai saat ini pekerjaan pada bagian administrasi dan keuangan masih dilakukan secara manual. Pekerjaan manual yang masih ada adalah sebagai berikut:

1.      input data yang sama secara berulang kali, baik pada PCR (Project Condition Report), SO (Sales Order), PO (Purchase Order), dan BKK (Bukti Kas Keluar);

2.      penghitungan dan penulisan jumlah/total pembelian;

3.      pembuatan laporan yang masih dilakukan pada buku jurnal.  

Apabila ingin menginputkan data yang sama masih harus mulai dari awal. Dalam pembuatan laporan pun juga harus menulis dari awal, sedangkan laporan pembelian terkadang diminta secara mendadak, bahkan ketika ada pekerjaan lain yang harus diselesaikan dalam waktu yang hampir bersamaan.

Melihat permasalahan dalam pengelolaan data pembelian tersebut, maka perlu dikembangkan dan  dirancang suatu aplikasi pembelian yang user friendly dan dapat mempermudah serta mempercepat proses administrasi pembelian mulai dari pendataan sampai pembuatan laporan pembelian.

Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah tersebut, maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang Aplikasi Pembelian pada PT. Adi Citra Sakti dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0.

2.      Pembahasan

2.1  Sistem yang Berjalan Saat Ini

Adapun sistem pembelian yang sudah berjalan saat ini di PT. Adi Citra Sakti:

2.1.1        Sistem Purchasing Order

2.1.1.1  Narasi Sistem Purchasing Order

a.    Berdasarkan PO/SPK dari customer dan update harga dari bagian purchasing, bagian sales menyiapkan Project Condition Report (PCR) dan Sales Order (SO) masing-masing 2 rangkap. Update harga kemudian disimpan oleh bagian sales.

b.      Dokumen PCR, SO 2 rangkap  termasuk PO/SPK diserahkan ke admin untuk dimintakan persetujuan ke manager sales dan direktur. Jika tidak disetujui, maka semua dokumen tersebut kembali diperiksa oleh sales.  Apabila sudah mendapat persetujuan dari manajer sales dan direktur, PO/SPK digandakan. PCR, SO  2 rangkap beserta PO/SPK asli dan PO/SPK sebanyak 2 copyan diserahkan ke bagian finance.

c.       Setelah mendapat persetujuan dari manager finance, maka PCR 1, SO 1,  dan PO/SPK 1 diarsip sementara oleh finance. Sedangkan PCR 2, SO 2, dan PO/SPK asli diserahkan ke bagian admin. Sedangkan PO/SPK 2 diserahkan ke bagian sales untuk kemudian diarsip tetap berdasarkan tanggal.

d.      Berdasarkan PCR 2, SO 2, dan PO/SPK asli, bagian admin menyiapkan PO sebanyak 2 rangkap. PCR 2, SO 2, dan PO/SPK asli beserta dengan PO 2 rangkap dimintakan persetujuan ke bagian purchasing.

e.      Setelah mendapat persetujuan dari purchasing, PO 2 rangkap diserahkan ke bagian finance untuk mendapat persetujuan dari manager. Setelah disetujui, maka PO 1 dikirim ke bagian admin untuk kemudian dikonfirmasikan ke vendor melalui fax/email. Sedangkan  PO 2 diarsip sementara berdasarkan nomor.

f.     Sedangkan PCR 2, SO 2, dan PO/SPK asli diserahkan ke bagian admin. PO/SPK asli digunakan untuk membuat laporan SPK. Kemudian laporan SPK diarsip sementara berdasarkan tanggal.

g.     PO 1 yang sudah dikonfirmasikan ke vendor melalui email bersama dengan PCR 2 dan SO 2 digunakan untuk membuat laporan pembelian. Kemudian laporan pembelian diarsip sementara berdasarkan tanggal.

                                            i.      PO 1, PCR 2 dan SO 2 diarsip sementara berdasarkan nomor.

      2.1.1.2  FOD Sistem Purchasing Order

FOD Sistem Purchasing Order 1

FOD Sistem Purchasing Order 2

2.1.2        Sistem Pembayaran ke Vendor

2.1.2.1  Narasi Sistem Pembayaran ke Vendor

a.       Bagian administrasi menerima invoice dari vendor yang kemudian langsung diserahkan ke bagian finance.

b.      Berdasarkan buku pembelian, PO rangkap ke 2 dan invoice dari vendor, bagian finance menyiapkan Bukti Kas Keluar (BKK) sebanyak 2 rangkap.

c.       Buku pembelian diarsip sementara berdasarkan tanggal, sedangkan PO rangkap ke 2, invoice dari vendor, BKK 2 rangkap diajukan ke manager untuk dimintakan persetujuan.

d.      Setelah disetujui, maka PO rangkap ke 2 dan invoice dari vendor diarsip oleh bagian finance. Sedangkan BKK 2 rangkap beserta uang yang keluar, digunakan untuk pembayaran.

e.       Pembayaran secara tunai akan langsung dibayarkan dan menghasilkan nota pembayaran. Jika pembayarannya melalui transfer di bank, maka akan dihasilkan bukti transfer.

f.       Nota pembayaran atau bukti transfer kemudian dijadikan acuan untuk memberikan informasi kepada pihak vendor (bisa melalui email/fax) bahwa kita sudah melunasi tagihan. Sementara itu, bagian finance melakukan rekap pembayaran ke dalam buku BKK dan menyimpan sementara buku BKK tersebut berdasarkan tanggal.

g.       Kemudian nota pembayaran atau bukti transfer diarsip tetap oleh bagian finance berdasarkan tanggal, disesuaikan dengan BKK.

2.1.2.2 FOD Sistem Pembayaran ke Vendor

FOD Sistem Pembayaran ke Vendor

2.1.3  Sistem Penerimaan Barang

         2.1.3.1  Narasi Sistem Penerimaan Barang

                    a.       Bagian gudang menerima barang dari vendor, Delivery Order (DO) beserta dengan invoice, kemudian bagian gudang mengidentifikasi barang tersebut. Bila barang tersebut memerlukan proses lebih lanjut (penginstalan) maka akan dipersiapkan terlebih dahulu. Bila tidak, maka bagian gudang melakukan pengemasan barang tersebut.

                   b.      Invoice dan DO dari vendor beserta barang yang sudah dalam pengemasan tersebut diserahkan ke bagian admin untuk dilakukan rekap data dan selanjutnya invoice dan DO tersebut diarsip sementara oleh bagian admin berdasarkan tanggal. Barang yang sudah dalam pengemasan disimpan sementara. 

  2.1.3.2  FOD Sistem Penerimaan Barang

                                                                             FOD Sistem Penerimaan Barang

3.1        Kebutuhan Sistem

3.1.1        Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan program aplikasi pembelian ini agar dapat berjalan dengan baik adalah sebagai berikut:

1.      Personal Computer Intel(R) Pentium(R) 4; CPU 3.000 GHz

2.      Memory 3.000 GHz, 0,99GB of RAM

3.1.2        Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak yang dibutuhkan agar mampu menjalankan aplikasi pembelian dengan baik adalah sebagai berikut:

1.      Instalasi Windows XP Professional 2003 Service Pack 2

2.      Instalasi Microsoft Visual Studio 6.0 Professional Edition

3.      Instalasi WAMP5 1.6.3

4.      Instalasi SQLyog Enterprise 7.12

5.      MySQL Connector/ODBC 3.51

6.      Crystal Reports

4.1        Implementasi Sistem

        1.         Form Login Admin

     Sebelum masuk ke halaman utama, maka login admin terlebih dahulu. Pada form LOGIN ADMIN ini user menginputkan kode admin, kemudian nama admin akan muncul secara otomatis dan isikan password admin lalu tekan tombol OK.

Tampilan Login Admin

        2.         Form Halaman Utama

Jika kode admin dan password sudah diinputkan dan cocok dengan data yang sudah ada di dalam database, maka ketika tombol OK ditekan akan muncul halaman utama atau beranda seperti di bawah ini. Ada beberapa menu utama yang terdiri dari pendataan, transaksi, cetak transaksi, laporan/display dan selesai.

Halaman Utama

            

3. Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan secara langsung dan analisa yang telah dilakukan pada PT. Adi Citra Sakti, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1.      ketika aplikasi pembelian ini diterapkan, maka pekerjaan manual dapat diminimalkan sehingga membantu menghasilkan dokumen-dokumen penting secara lebih mudah dan lebih cepat, baik dokumen intern seperti PCR, SO, dan BKK maupun dokumen ekstern seperti PO,

2.  ketidakcocokan data pada beberapa dokumen karena human error dapat diminimalkan sehingga pekerjaan pada bagian administrasi dan keuangan akan menjadi lebih efisien, mulai dari input data sampai dengan pembuatan laporan.

4. Daftar Pustaka

Alam, M Agus. Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo, 2000.

Amsyah, Zulkifli. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Gramedia, 2005.

Arbie. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta: Andi, 2004.

Dhanta, Rizky. Kamus Istilah Komputer Grafis & Internet. Surabaya: Indah, 2009.

Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi 1 Edisi Pertama. Yogyakarta: Andi Offset, 2003.

Kristanto, Andri. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media, 2008.

Mc. Leod, Raymond dan Schell, George. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Indeks, 2004.

Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. Perencanaan Dan Pembangunan Sistem Informasi, AndiPublisher, Yogyakarta, 2006.

Ramadhan, Arief. Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta: PT. Elex Komputindo, 2004.

Sunyoto, Andi. Pemrograman Database Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi, 2007.

Susanto, Azhar. Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer. Bandung: Lingga Jaya, 2007.

Usman, Nurdin. Konteks Implementasi Berbasis Kurikulum. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2002.